Planeación Ágil para no Ágiles

Contexto

Como equipo impulsor del agilismo en una compañía cuyo core de negocio no es crear software, recibimos varias solicitudes de muchos tipos, algunas relacionadas a la agilidad, otras no. Dentro de estas solicitudes una que particularmente me causó curiosidad fue la de un equipo que nos pidió que les apoyáramos a realizar su planeación del siguiente año !! La primera reacción fue pensar en decirles que nosotros no los apoyamos en esto porque no planeamos un año. Sin embargo, luego de pensarlo un rato decidimos aceptar la solicitud teniendo un reto particular

El reto

¿Cómo podemos apoyarlos en la planeación del siguiente año de tal forma que no salga una lista de proyectos para  todo un año con el que el equipo entero se comprometa, sino unos pocos proyectos priorizados con lo mínimo que necesiten para iniciar a trabajar y ajustar según lo aprendido?

Que queremos?

Generar muchas ideas 

Que todos aportan

Filtrar para focalizarnos

Previo al taller

Previo al encuentro, nos reunimos con los interesados principales para entender bien sus necesidades. Les planteamos que para el taller llevaran retos en forma de pregunta, ellos se reunieron por su cuenta y sacaron 6 retos a presentar. También les recomendamos invitar a personas de diferentes miradas como clientes, otros compañeros de otras áreas y proveedores.

Facilitación

Iniciamos con herramientas básicas de facilitación. 

Lo primero fue hacerles una pregunta. ¿Porque estoy aquí? En 5 minutos, cada participante responde en un postit. Esto nos ayudó a introducir a los participantes en el uso del postit y a conocer los ánimos para la sesión

De esto salieron temas como

• Aprender para desaprender
• Aportar
• Pensar diferente
• Apoyar a mi jefe y mi compañía
• Construir en conjunto
• Retarme

Acuerdos

Para que el espacio tenga compromiso requerido por las personas involucradas, realizamos un ejercicio para que los participantes tuvieran sus propios acuerdos. Entre ellos escogieron temas como ser puntuales y definimos horarios, estar presentes y definimos el uso de celulares, entre otros. En este caso la instrucción fue pensar en que acuerdos tendrán para que el espacio sea más útil para todos.  Otra forma de hacerlo cuando se tiene más tiempo puede ser que recuerden el mejor y el peor taller o espacio de construcción de sus vidas y en ambos casos, pensar cómo eran las personas y que hacían para que fuera el peor y el mejor espacio. Con esos hallazgos, se sacan los acuerdos principales.

Desbloqueo

Las técnicas de desbloqueo creativo se usan para activar el cerebro en modo generador de ideas, esto es poner a las pesonas en un modo más intiutivo y menos racional

Que tienes en los bolsillos: En parejas, uno le pregunta incistentmente al otro ¿Que tienes en los bolsillos? El otro responde lo primero que le llegue a la mente que puede ser cualquier cosa.

Recordación de imágenes: Por equipos se les reparte una cantidad de imágenes que superen en número la cantidad de participantes (3 o más imágenes por cada participante). Tienen 30 segundos para memorizar las imágenes. Luego cierran los ojos y se retiran 3 imágenes. El equipo debe identificar las imágenes retiradas. De ser necesario se pueden hacer otras rondas retirando más imágenes cada vez.

Conformación de equipos, primera iteración

Cómo el grupo de trabajo fue grande (23 personas aproximadamente) conformamos sub-grupos de trabajo y para esto hicimos un ejercicio llamado Tribus, en donde los participantes formaron tribus de acuerdo a su rol dentro de la sesión, luego crearon un escudo de la tribu y cada integrante se etiquetó con un postit con el escudo de la tribu dibujado por ellos mismos.  Esto lo usamos para posteriormente conformar equipos donde cada equipo de trabajo debía tener la mayor cantidad de tribus diferentes.

Open Space - Market place

Usamos esta herramienta para armar la agenda del trabajo próximo. Cada integrante podía proponer cualquier reto que considera que tiene el equipo en este momento, lo debía hacer en forma de pregunta. Cada integrante presenta su reto siguiendo las reglas del market place. Una persona a la vez, una intervención a la vez y un minuto por intervención. 

Surgieron más de 20 retos, ahora queríamos priorizar para concentrarnos el los más importantes. Para esto, los participantes encontraron aliados para fusionar sus preguntas similares y agruparlas como un solo cluster.  Finalmente teníamos las preguntas agrupadas en 6 clusters de preguntas similares

Más priorización y conformación de equipos segunda iteración

Con los 6 retos propusimos que una persona se abanderara de un reto, cuidamos de no usar las palabras cómo el líder, el jefe. el responsable para no repetir una estructura jerárquica que queremos eliminar.

Luego que cada reto tenía su persona (si hubiera quedado alguno sin persona se hubiera descartado), el resto del equipo se ubicó en algún reto en el que quisiera trabajar.

Introdujimos otra regla y es que no puede haber equipos de 2, buscamos equipos de mínimo 5 personas. Con eso se descartaron 3 retos y quedaron finalmente 3.  

Usamos la validación de las tribus para buscar la diversidad. Cada equipo debe tener la mayor variedad de tribus dentro de sus integrantes posible.  Naturalmente los equipos quedaron conformados con por lo menos un integrante de cada tribu, no tuvimos que reorganizar los equipos.

Ideación

Con este proceso buscamos hacer uso de la parte creativa del cerebro mediante relaciones forzosas

Story telling 1

Pensando en la pregunta de cada equipo, se construyó entre todos una historia donde cada integrante cotaba una parte de la historia que respondiera esa pregunta. Para esto usamos una baraja de imágenes de donde cada integrante sacaba una carta al azar y con esa imagen contaba su historia

Story telling 2

Similar que la anterior, los participantes cuentan una historia basados en una nueva imagen, solo que esta vez, no pueden decir el nombre de las imágenes sino sus cualidades o características

Story telling 3 - Sinectica

Igual que las anteriores, los participantes cuentan una historia, solo que esta vez le agregamos otra baraja que contiene conceptos. Cada participante saca de las barajas una imagen y un concepto. Por ejemplo. 

Imagen: Perro

Concepto: Felicidad

La historia se cuenta encontrando una asociación entre el concepto y la imagen.

Mientras se cuentan las historias, cualquiera puede escribir en postits los insights que le lleguen a la mente mientras se cuenta la historia. Al final de cada historia, se deja un espacio para que anoten la mayor cantidad de ideas o insights que les muestre la historia que contaron.

Se anima a los equipos a que sus ideas sean lo más tangibles o concretas posibles, no queremos cosas como queremos trabajadores felices sino algo cómo programa de beneficios para motivar los empleados.

Concretar su producto o servicio

Con todas esas ideas, usamos un canvas donde identificamos las necesidades, los dolores y los beneficios de los clientes, siempre partiendo del cliente. Esto lo usamos como otro filtro para descartar las ideas que no cumplen por lo requerido por el cliente.

Validación con el cliente

Hicimos una sesión rápida de validación con el cliente. Cada equipo salió del edificio durante 20 minutos y realizaron entrevistas con personas que se encontraran en ese momento por las oficinas y a sus alrededores. Con esto validaron sus ideas y experimentaron una parte lo que se siente salir a preguntarle al cliente. Esta dinámica fue bastante enriquecedora para el proceso

Pitch Final

Con esto cada grupo creó una representación de su producto o servicio, en este caso fue un dibujo.

Cómo cierre de este ejercicio, a cada equipo le dimos unos billetes impresos, estilo Monopoly, con esto las instrucción es que debía decidir si invertía en algún proyecto de sus compañeros o si no invertía, no podía invertir en su propio proyecto. Si la decisión era no invertir, entregaba ese dinero a los facilitadores.

Para tomar la decisión cada equipo contaba en un pitch su producto o servicio

Planeación

El día siguiente el equipo presentó unas cifras de su negocio del año en curso y las analizaron a la luz de los retos y productos finales.  Esto también les ayudó a replantear sus ideas y ajustarlas aún más. Conformamos nuevamente equipos donde cada participante se anotaba para trabajar estos nuevos productos refinados.

Tuvimos un tiempo para ajustar el nuevo enfoque y usamos la técnica de World Café para que los nuevos proyectos se nutrieran y socializaran entre todos.

Con los proyectos ya afinados, realizamos un User Story Map  de cada uno de ellos (http://jpattonassociates.com/user-story-mapping/), en donde cada equipo definió su Mínimo Producto Viable para iniciar a trabajar.

Terminamos el taller con una exposición de cada equipo al resto de participantes y un fuerte aplauso para todos.

Lo que aprendimos - Retrospectiva del taller

Funcionó muy bien

• Las diferentes miradas de los participantes. Ejecutores, administrativos, clientes, proveedores
• Las entrevistas con el cliente
• Las sesiones de ideación
• Time boxing: Durante los ejercicios trabajamos mucho con tiempos fijos 

No funció tan bien

• Usar el canvas después de la ideación. Se vio forzado el ejercicio. Hubiera sido bueno usarlo desde el principio o no usarlo
• Al final del día uno, las personas en su buena voluntad iniciaron con la limpieza del salón. Faltó poco para que perdiéramos las ideas y el trabajo de todo el día. Cómo facilitadores no hicimos videos de las exposiciones de los equipos ni advertimos que no desmontaran nada.

Facilitadores

Jader Rojas +JADER ROJAS JIMENEZ   @jaheroji

Jubel Correa +Jubel Correa @jubelcorrea